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Step3 トライアル申請シートを記入
目次
以下７つのステップに従い、 TimeCrowdトライアル利用申請シート.xlsx をダウンロード、ご記載の上、弊社営業担当へご送付ください。
１．Excelファイルをダウンロード
▼こちらをダウンロードしてください▼
２．ワークスペース名を決める
ワークスペースとは
いわばオフィスや会社、事業部にあたるような、複数のチーム、ユーザーをまとめるようなものです。
ワークスペースの名前、そしてワークスペースを管理するワークスペースオーナーの名前とメールアドレスをご記入ください。
※ワークスペースの名前の変更やワークスペースオーナーの追加は、後からいつでも可能です。
詳しい権限による機能制限につきましては以下ヘルプページをご覧ください。
３．チーム名を決める
チームとは
御社の運営チーム、事業部などの単位でチームを作成できます。
所属ユーザー、作業カテゴリー、タスクなどをひとまとめにする単位です。
ワークスペース内のレポートは複数のチーム横断での時間分析が可能です。
ワークスペース内チームの合計、チームごと、そしてユーザーごとに分析することができます。さらに、同じタスク名、カテゴリー名を各チームに設定することでチームを跨いで時間を集計することも可能です。
チーム名の記載
次に、「TimeCrowdトライアル申請シート／チーム」に作成したいチーム名をご記載ください。
- チーム名は後から変更することが可能です。
- チーム名はワークスペースより一つ小さい単位での部署名・サービス名などに設定すると良いでしょう。
- 例：開発事業部、管理部、デザインチーム、[運営サービス名]チームなど
４．【任意】ユーザーグループ名を決める
ユーザーグループとは
ユーザーグループは、チーム内のユーザーを役割やプロジェクト、契約形態などの単位でまとめる機能です。レポートでの絞り込みや、グループ単位でのタスク共有制限の設定に使えます。
ユーザーグループはチームの中で作成します（チームを横断したグループは作成できません）。
ユーザーグループ名の記載
必要に応じて、「TimeCrowdトライアル申請シート／ユーザーグループ」に、チーム名と、そのチームで使用するユーザーグループ名をご記入ください。
- チーム名は、３でチームシートに記載したチームから選択できます。
- 同じチームのユーザーグループは続けて記入してください。
- ユーザーグループを使用しない場合は、このシートは空欄のままで問題ありません。
５．ユーザー情報を記載する
TimeCrowdを利用する御社ユーザーの情報を、「TimeCrowdトライアル申請シート／ユーザー」にご記入ください。
ワークスペースオーナーにご記載いただいた方も、TimeCrowdで打刻の記録をしたい場合はユーザー情報をご記入ください。
ユーザーシート各項目について
5-1. 所属チームでの権限
チームごとの権限を、「オーナー」（チームオーナー）、「タイムキーパー」、「メンバー」、「ワーカー」の中から選択してください。
詳しい権限による機能制限につきましては以下ヘルプページをご覧ください。
5-2. 所属チーム
３でチームシートに記載したチームのうち、どのチームに所属するかご記入ください。
複数チームに所属される場合は、チームの数だけユーザーの行をご記入ください。
5-3. 所属ユーザーグループ（任意）
４でユーザーグループを記載した場合は、所属するユーザーグループを選択してください。所属チームに作成したユーザーグループから選択できます。
5-4. TimeCrowd導入開始日時
ご記載の日時に、ユーザーの皆さま宛のTimeCrowd招待メールを配信します。
- ユーザーの皆さまにTimeCrowdの利用を開始して欲しい日時にご希望があれば記入してください。
- 招待メールの配信が必要ない場合は「不要」と記入してください。
- 空欄の場合は、弊社での御社環境の作成が完了しだい招待メールを配信します。
６．カテゴリータスク情報を記載する
利用したいカテゴリー・タスクをご記載ください。
カテゴリーとは
カテゴリーはタスクを分類してひとまとめにするための単位です。
「業務分類」や「プロジェクト名」を設定するケースが多いようです。
カテゴリーは2階層以上の複数階層も作成することが可能です。
以下の例は業務分類ごとにカテゴリーを作成しています。
以下の例はプロジェクトごとにカテゴリーを作成しています。
カテゴリーの決め方について詳しくは以下ヘルプページをご覧ください。
タスクとは
タスクは「作業内容」を指します。
実際にどのような作業を行うかを設定します。
例：メール対応・会議・資料作成など
実際に入力する手間が省けますので、既にある場合はご記入ください（任意）。
７．シートをTimeCrowdへ送信する
記載が終わりましたら、弊社営業担当メールアドレス宛にExcelファイルを添付してご送付ください。これでトライアル申請手続きは完了です。
データご送付後の流れ
ご送付いただきましたデータをもとに弊社にてTimeCrowdの初期設定を行います。
設定が完了いたしましたら、営業担当よりご連絡いたします。
