チームの打刻漏れや止め忘れのアラート通知を設定する

アラート通知とは

打刻漏れや打刻の止め忘れ、週・月の稼働時間の超過や不足などの可能性があるメンバーに、登録メールアドレス宛てへ自動でアラートメールを送信する機能です。

正確な打刻記録を残したい組織で、管理者が毎回声をかけなくても、メンバー本人に自動で気づいてもらえるようになります。

アラートの種類

アラートは1チームにつき最大10件まで登録でき、次の6種類から選べます。

種類	着目点	どんなときに通知されるか
打刻漏れアラート（日次）	打刻の「量」	対象期間の打刻合計が、設定した最低時間に満たないとき
稼働時間アラート（週次・月次）	稼働時間の「量」	週または月の打刻合計が、設定した時間を超えたとき／満たないとき
空白検知アラート	打刻の「質」	コアタイムの中に、設定した長さ以上の連続した空白（打刻のない時間）があるとき
重複検知アラート	打刻の「重なり」	本人の打刻で時間が重なっているものがあるとき
止め忘れアラート	止め忘れ	設定した時間以上、打刻が入りっぱなしになっているとき
メッセージ	任意の連絡	設定した曜日・時刻になったとき（打刻中かどうかで条件付けも可能）

アラートメールは、条件に該当したメンバー本人に送信されます。

設定方法

1. チーム管理から「アラート設定」を開く

サイドメニューから設定するチームを選択し、チーム管理の「アラート設定」をクリックします。

2. 「アラートの追加」をクリックする

3. アラートの種類を選択する

「種類」のプルダウンから、目的に合ったアラートを選択します。

4. 条件・送信日時・アラート対象を設定して「保存」をクリックする

設定項目は種類によって異なります。詳しくは以下の各セクションをご覧ください。

打刻漏れアラート（日次）

対象期間の打刻合計が、設定した「最低時間」に満たないメンバーに通知します。

例）

• 土日祝が休みで規定就業時間が8時間の企業様で、最低時間を8時間、送信曜日を平日、送信時刻を9:00に設定
• → 金曜日の打刻合計が8時間に満たないメンバーには、月曜日の9:00にアラートメールが送信されます

設定項目

• 最低時間：対象期間の打刻合計がこの時間に満たない場合に通知します。
• 対象日：「前営業日」と「当日」から選べます。
  • 前営業日：前の営業日の打刻を、翌営業日に判定して通知します。
  • 当日：その日の打刻を、当日中に判定して通知します。「何時から何時までは打刻してほしい」という運用で、その日のうちに気づいてもらいたいときに使えます。
• 対象期間：「終日」と「コアタイムを指定する」から選べます。
  • コアタイムを指定する：判定の対象を、指定した時間帯（例 10:00〜18:00）の打刻だけに絞れます。
• 送信する曜日・時刻・送信休止日などの共通項目は共通の設定項目をご覧ください。

稼働時間アラート（週次・月次）

週または月の打刻合計が、設定した時間を超えたメンバー、または満たないメンバーに通知します。

打刻漏れアラート（日次）が1日単位の打刻をチェックするのに対し、稼働時間アラートは週・月単位の合計をチェックします。「月170時間を超えたら知らせてほしい（働きすぎの把握）」「週40時間に満たなければ知らせてほしい（稼働不足・打刻漏れの把握）」といった運用に使えます。

設定例）

目的	設定	通知されるタイミング
働きすぎを把握したい	集計期間：月次 設定時間：170時間 判定：設定時間を超えたら通知 送信日時：平日 9:00	月の途中で打刻合計が170時間を超えたメンバーに、超えたあと最初の平日9:00に送信されます（同じ月内に再通知はされません）
稼働不足・打刻漏れを把握したい	集計期間：週次 設定時間：40時間 判定：設定時間に満たなければ通知 送信日時：平日 9:00	週（月曜〜日曜）の打刻合計が40時間に満たなかったメンバーに、翌週の月曜日9:00に送信されます

設定項目

• 集計期間：「週次」と「月次」から選べます。
  • 週次：月曜〜日曜の打刻合計を判定します。
  • 月次：1日〜末日の打刻合計を判定します。
• 設定時間：判定のもとになる時間（時間・分）です。
• 判定：「設定時間を超えたら通知」と「設定時間に満たなければ通知」から選べます。
  • 設定時間を超えたら通知：稼働超過の把握に使います。集計期間の途中でも、超えた時点で通知します。
  • 設定時間に満たなければ通知：稼働不足の把握に使います。集計期間が終わってから判定して通知します。
• 送信する曜日・時刻・送信休止日などの共通項目は共通の設定項目をご覧ください。稼働時間アラートには「対象日」「対象期間」の設定はありません。

設定時間には少し余裕を持たせてください

通知されるタイミング

判定の選択によって、いつ判定・通知されるかが異なります。

判定	いつ判定するか	通知されるタイミング
設定時間を超えたら通知	集計期間の途中。送信曜日・時刻ごとに、その時点までの打刻合計を判定	設定時間を超えたあと、最初の送信日時に1回。同じ週・月内には再通知しません
設定時間に満たなければ通知	集計期間が終わったあと。期間の打刻合計を判定	期間終了後、最初に送信できる日（送信曜日のうち祝日・送信休止日を除いた日）の送信時刻に1回

アラートメールには、集計期間と実際の打刻合計（秒まで）が記載されます。

空白検知アラート

コアタイムの中に、設定した長さ以上の連続した空白（打刻のない時間）があるメンバーに通知します。

「合計時間は足りているが、途中の打刻が抜けている」というケースを拾えるアラートです。打刻漏れアラート（日次）が打刻の「量」をチェックするのに対し、空白検知アラートは打刻の「質」をチェックします。

例）

• コアタイムを10:00〜18:00、空白とみなす時間を15分に設定
• → コアタイム中に15分以上の連続した空白があるメンバーに通知されます

設定項目

• コアタイム：空白をチェックする時間帯を指定します（必須）。
• 空白とみなす時間：この長さ以上の連続した空白があった場合に通知します。
• 対象日：「前営業日」と「当日」から選べます。当日を選んだ場合、送信時刻にはコアタイム終了以降の時刻を指定します。

重複検知アラート

本人の打刻で時間が重なっているものがあるメンバーに通知します。

作業履歴の編集などで打刻の時間帯が重複してしまっているケースを、本人に気づいてもらえます。

設定項目

• 対象日：「前営業日」と「当日」から選べます。

止め忘れアラート

設定した時間以上経過している打刻があった場合、止め忘れの可能性がある旨のアラートメールを送信します。

設定項目

• 経過時間：打刻を開始してからこの時間以上経過した場合に通知します。

メッセージ

設定した曜日・時刻に、任意のメッセージを送信します。打刻の有無で条件付けすることも可能です。

例）

• （条件なし）午前9:00の始業時刻に、全員へ「始業時刻となりましたので打刻を開始してください」とメッセージを送信する
• （今打刻中でなければ）午前9:10の時点でリアルタイム打刻中でないメンバーに「打刻を開始してください」とメッセージを送信する
• （今打刻中であれば）終業時刻の18:00を過ぎてもリアルタイム打刻中のメンバーに「打刻を止め忘れている可能性があります」とメッセージを送信する

設定項目

• 条件：「送信日時の時点で打刻中（リアルタイムで打刻している状態）かどうか」で判定します。
  • 条件なし：打刻の状況にかかわらず、設定した送信日時にメッセージを送信します。
  • 今打刻中でなければ：送信日時の時点でリアルタイム打刻中でない場合に送信します。
  • 今打刻中であれば：送信日時の時点でリアルタイム打刻中の場合に送信します。
• メッセージ：メールで送信する内容を自由に記述できます（メッセージ以外の種類では、送信される文面は固定です）。

共通の設定項目

送信日時（曜日・時刻）

アラートメールを送信する曜日と時刻を設定します（止め忘れアラートを除く）。稼働時間アラート（週次・月次）では、ここで設定した曜日・時刻が判定のタイミングにもなります。詳しくは通知されるタイミングをご覧ください。

「祝日を含める」にチェックすると、設定した曜日が祝日（日本の祝日）であってもメールを送信します。チェックしない場合、祝日には送信されません。

送信休止日

お盆や年末年始など、任意の期間を指定してアラートメールの送信を休止できます。

アラート対象

アラートの対象とするメンバーの範囲を選択します。

• メンバー：メンバー・ワーカー権限のメンバーが対象
• チームオーナー：チームオーナー権限のメンバーが対象
• 全員：チームの全メンバーが対象
• ユーザーグループ：選択したユーザーグループに所属するメンバーだけが対象

アラート対象から除外

アラート対象に含まれるメンバーのうち、特定のメンバーだけを個別に除外できます。

「基本は全員に送りたいが、時短勤務のメンバーだけは外したい」といったときに便利です。

アラート有効化

アラートごとに「有効」「無効」を切り替えられます。長期休暇などで一時的にアラートを止めたい場合や、ワークスペースのアラートに一本化してチーム側のアラートを止めたい場合は、削除せずに「無効」にしておくと、設定内容を残したままいつでも再開できます。

よくある質問

Q. アラートメールはどこに届きますか？

A. 各メンバーがTimeCrowdに登録しているメールアドレスに届きます。

Q. 「前営業日」はどのように決まりますか？

A. そのアラートで「送信する曜日」に設定した曜日のうち、直近の過去の日が「前営業日」になります。「祝日を含める」がオフの場合は祝日が、送信休止日に指定した期間も営業日から除かれます。

Q. リアルタイム打刻中の時間は判定に含まれますか？

A. 含まれます。打刻漏れアラート（日次）・稼働時間アラート（週次・月次）・空白検知アラートの集計では、判定時点までのリアルタイム打刻中の時間も実績としてカウントされます。ただし、24時間を超えて打刻中になっている場合、超えた分は含めません。

Q. 稼働時間アラートで、参加したばかりのメンバーに「満たしていません」の通知が届きました。

A. 途中参加のメンバーも、参加した期間から判定の対象になります。参加前の日数は打刻0時間として集計されるため、参加直後は不足の通知が届きやすくなります。参加前や脱退中に終わった期間については通知されません。

Q. 稼働時間アラートを設定したのに、通知が届きません。

A. 「設定時間に満たなければ通知」は、集計期間（週または月）が終わったあとに判定するため、期間の途中では通知されません。また、設定の作成・変更より前に終わった期間についても通知されません。設定後、最初の集計期間が終わったあとの送信日をお待ちください。

Q. 稼働時間アラートで、設定時間ちょうどのときは通知されますか？

A. 通知されません。判定は秒単位のため、設定時間を1秒でも超える（または下回る）と通知されます。詳しくは設定時間には少し余裕を持たせてくださいをご覧ください。

Q. 稼働時間アラート（不足）の通知が、ある日に何通もまとめて届きました。

A. 祝日や送信休止日などで送信できない日が続いた場合、次に送信できる日に、判定されていなかった期間の分がまとめて届きます。

Q. アラートメールに書かれた合計時間が、レポートの数値と一致しません。

A. アラートは打刻の実時間で集計するため、時間の丸め設定をしているチームでは、丸め後の時間で集計されるレポートと数値が異なることがあります。

Q. 複数のチームに所属しているメンバーの打刻を、まとめて判定できますか？

A. チームのアラート設定はチームごとの打刻だけを判定します。ワークスペース内の複数チームの打刻を合算して判定したい場合は、ワークスペース全体のアラート通知をご利用ください。